【プロジェクト成功率を高める ”業務可視化”ノウハウ】 #2業務可視化21の方法論(1)

開始予定・進行中のプロジェクトに関わるリーダーや中心メンバーの方に読んでいただきたい”業務可視化”ノウハウに関する記事です。

✔　これから始まる・進行中のプロジェクトに不安を感じていませんか？
✔　そのプロジェクト、このまま進められるのか心配ではありませんか？
✔　過去にも同じようなプロジェクトで失敗していませんか？

こういった状況を解決できる方法があります。
それは、「聞く」ことから始めるコンサルティング「ディープリスニングコンサルティング」です。

前回は、業務改善に立ちはだかる４つの『変革の壁』を取り払うをテーマにお届けしました。今回は、事前準備からレビューにいたる業務可視化21の方法論【1.目的・ゴール設定】【2.情報収取】【3.情報整理】について詳しく紹介します。

業務改善や変革に”業務可視化”が不可欠な理由

業務改善を完遂するための最初のステップは、「業務可視化」です。
業務可視化とは、業務実態を目に見える形にし、業務の全体像をまとめ把握することです。業務内容やプロセスをはじめ、処理量や処理方法、工数や人員、他部署や他事業との連携、顕在化している問題やその真因などを明確にします。会社の業務は様々な業務プロセスにより複雑に構成されているため、業務の全体像を把握できなければ課題や問題点の認識は難しく、効果的な改善策の立案やあらゆる変革や改革をしようとしても、今ある課題や構造によって頓挫します。

”業務可視化”と暗黙知・形式知の密接な関係

業務可視化プロセスは、業務関与者へのヒアリングを行い、定性的な情報（暗黙知）と定量的な情報（形式知）を可視化することから始まります。
暗黙知とは、個人の経験や直感に基づく「勘」「コツ」「ノウハウ」など、主観的で言語化することが困難な知識を指します。形式知とは、他者に共有できる状態である「マニュアル」や「作業手順書」など、客観的に言語化された知識を指します。これらの暗黙知と形式知は対立する特殊な知のあり方ではありません。暗黙知が合理的思考の基礎であり、言語化された形式知を介して物事を認識することができます。物事の内容を正しく伝えるには形式化された文字や言葉がないと伝えることはできません。一方でそれだけでも不十分で、言語化されない実体験や手ほどき・経験をすることも知識の伝達のためには必要なことなのです。

事前準備からレビューにいたる”業務可視化”21の方法論

21の方法論は、暗黙知と形式知を収集し活用可能な形式に整える情報収集手法です。この方法論を基に要素を集め、目的にそって論理的に整理し構造化し、業務可視化を行います。

【方法論１　目的・ゴール設定】

目的・ゴール設定から始めなければならない重要な理由

業務可視化に着手する会社や組織の目的は様々です。業務の生産性向上や残業削減、システム導入前の業務プロセス把握、ナレッジマネジメントなど、その目的により、あるべき姿をどう実現していくのか、また最終的な達成点であるゴールをどのように設定するのかは異なります。ここでの重要なポイントは、業務可視化の本来の目的を理解することです。あるべき姿と現状のギャップを「業務可視化」によって洗い出し、どう実現していくのかを具体的な行動におとしこみゴールを設定することで、本来の目的が達成されます。

目的・ゴールの具体的な設定方法

株式会社こころみでは、プロジェクトリーダーやマネジメント層へのヒアリングを行い、目的やゴールの設定からサポートをします。経営課題とプロジェクトがどのように紐づいているのか、期待する方向性や矛盾点の洗い出しなどについても双方向の理解を深め、あるべき姿を実現するための目的・ゴールを設定します。ディープリスニングの手法を用いたヒアリングによって、話し手の客観的状況や発言の意味合いを正確に論理的に理解し、また話し手と信頼関係を構築することで情報を網羅的かつ定性的に収集し共感的に理解します。

【方法論2　情報収集】

情報収集はその後のインタビュー設計に重要な役割を果たす

情報収集とは、ドキュメントによる事前知識の蓄積です。会社概要、組織図、ミッションやビジョン、業務プロセスやマニュアル、過去や現在または今後計画している施策計画など、目的や用途を明確にしたうえで必要な情報の提供を受けます。この情報を基に体制や業務の全体像を把握し、会社や組織に対する事前理解を醸成します。このフェーズでは、業務可視化の対象業務に関する一般的な知識を習得するだけでなく、組織文化や特徴的な業務プロセスなどのイメージを事前につかむことがポイントです。その後のフェーズであるインタビュー設計や課題抽出や改善施策立案も重要な役割を果たします。

情報収集フォーマット

株式会社こころみでは、情報収集フォーマットを用意し、インタビュー前までに必要な情報の提供をお願いしています。

【方法論3.　情報整理】

情報整理で会社や組織の全体像をつかむ

情報収集後は、資料やデータを読み込み理解し情報を整理して、その会社や組織の全体像をつかむことが重要です。例えば、強い発言権をもつ部門や会社の方向性を決定している部署を感覚的に理解したり、部門間の関係性や、中長期的な行動計画などの情報もあれば、この段階で整理し理解します。また、インタビュー対象者が組織の中で担っているポジションや役割を予め把握しておくことも重要です。情報整理は、誰にどんな質問をすべきかといったインタビュー準備に集約されていきます。

今回は、事前準備からレビューにいたる業務可視化21の方法論【1.目的・ゴール設定】【2.情報収取】【3.情報整理】について紹介しました。次回は、【4.インタビュー対象選定】【5.インタビュー手配と事前情報共有】【6.質問準備】について具体的にわかりやすく解説します。

ディープリスニングコンサルティングが力になれるケース

• これから始まるプロジェクトに不安を感じている
• このプロジェクトがうまく進まないのではないかという予感がしている
• 過去にも同じようなプロジェクトで失敗したから自信がない
• プロジェクト担当者が現場への理解に自信を持てないケース
• 現場がプロジェクトに対して理解を示してくれないケース

このようなケースを、「聞く」ことから始めるコンサルティング「ディープリスニングコンサルティング」が解決します。少しでも当てはまるとお感じになったら、まずはお気軽にお問い合わせください。

株式会社こころみ
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