グループ化した企業のPMIプロジェクト：管理業務の改善と自社システムへの切り替え

PROBLEM課題と背景

西濃運輸が属するセイノーホールディングスグループ化後のＰＭＩプロジェクトの一環として実施しました。

対象企業の業務プロセスが明確になっておらず、労務工数の内訳・改善機会・課題などが不明な状態。 また旧グループのシステムを使用していたが、一定期間後に自社システムに切り替える必要があり、業務要件定義のため、 業務内容の可視化が必要でした。1か月間で4部署にインタビューし、見積－売上計上業務、 請求業務、サービス実施手配業務、 業務委託者採用~管理業務、経理業務の業務プロセスを網羅的に取りまとめ、現場担当者が認識する課題を抽出し、経営レベル で可視化することで、全社的に優先順位を付けて業務改善とシステムの切り替えに着手することが可能となりました。

DEEP LISTENING®︎DL+Consultingの業務可視化

1か月間で4部署にインタビューし、見積－売上計上業務、 請求業務、サービス実施手配業務、業務委託者採用~管理業務、 経理業務の業務プロセスを網羅的に取りまとめ、改善策を提案しました

【期間】１か月
【部署】
・営業部門
・業務支援部門
・経理部門
・総務部門

論理的理解とあわせて共感的理解を行うこころみ独自の「聞き上手」メソッドを用いて、非常に短期間で業務プロセスの可視化を実施しました。 合わせて現場担当者が認識する課題を抽出し、経営レベルで可視化することで、全社的に優先順位を付けて業務改善とシステムの切り替えに着 手することが可能となりました。

IMPROVEMENT PLANDL+Consultingの改善策

【成果物】
・業務一覧（各業務における責任部署と他部署との関係・使用システムと利用データ・各作業の工数）
・業務フロー図（業務一覧を図にして一覧性を持たせたもの）
・課題一覧（ヒアリングから抽出された課題に対する対応施策の候補リストと想定効果）

RESULT改善結果

業務プロセスが明確化され、引継ぎやグループ内での人事異動など人材の有効活用が可能になりました。あわせて新システム導入におけるビジネス上の要件および改善点が明確になりました。

当初は経理・総務プロセス上にIT投資機会があると想定していましたが、営業プロセス上にも改善機会があり、システム投資によって顧客の利便性と見積業務の効率化を見込むことができるようになりました。改善項目についてもインタビューも実施し、課題が明確になったため、コンプライアンス・ガバナンス上のリスクも明確化されました。

担当者の声

当初予定通り1か月でインタビューと成果物の作成まで完了していただき、大変感謝しています。株主交代後間もない期間で現状把握がスピーディ、かつ詳細にできてとても助かりました。

おかげさまで課題の優先順位をつけて実行していくことができそうです。インタビューでは担当者の発言を丁寧に聞いていただいていて、課題についても当初想定していなかった組織文化や過去の経緯も 含めてしっかり聞き取っていただいたことに感謝しています。社内のインタビューではあそこまで聞けなかったのではないかと思います。