業務拡大に伴う管理部門の工数拡大対応のための業務可視化

PROBLEM課題と背景

株式会社マネジメントソリューションズ社は、業務の急拡大により管理部門の工数が増大していました。しかしながら、業務負荷が大きいが採用増は困難。業務の効率化のため現状の業務と工数を明確にする必要がありました。

しかしながら、総務部門およびＩＴ部門は日々の業務に追われてリソース不足。本件の調査・とりまとめがリードできるスタッフには負荷が集中し工数割けない状態が続いていました。

DEEP LISTENING®︎DL+Consultingの業務可視化

DL+Consultingの方法論を用いたインタビューを行い、業務の構造理解と合わせて各担当者が抱えている課題意識を本音ベースで聞き出し、実体把握を行いました。

【期間】２か月間
【部署】・経理財務業務
・契約管理業務（売上と仕入業者）
・総務業務

IMPROVEMENT PLANDL+Consultingの改善策

【成果物】
・業務フロー図
・業務一覧（部署, システム, データ, 工数）
・課題一覧（課題, 改善策候補, 想定効果）

・現状のプロセスを可視化／定量化し、一覧表および業務フロー図を作成。
・業務拡大への課題を可視化し、３年後の売り上げ規模をもとにした業務負荷を定量的に予測
・上記に基づいた工数増に対応する実効性の高い解決策を提案

RESULT改善結果

想定外に高い工数のかかる業務を特定しました。特に契約管理の予想外の負荷がわかり、システム化による工数削減を推進することが可能となりました。

課題に対して過去の事例より解決策を提示実現可能性の高い施策群から対応を決定しました。業務フロー一覧により新人教育の効率が向上しました。また業務と工数が明確になったことで、事業成長にそった人員配置計画が可能になりました。

担当者の声

各担当者の工数の配分や業務負荷が可視化され、想定通りの工数もあれば、想定外の工数が確認できたのが大きな驚きでした。特に契約管理に予想外の負荷がかかっていることがわかり、現在システム化を進められるようになったのは大きな価値だと思っています。

こころみ社のインタビュアーの皆さまが、各担当者とすぐに信頼関係を作り、短時間で現状調査だけでなく課題や改善点も聞き出していただけたことにはさすがと思いました。内部スタッフではなかなかできない領域なので、頼んでよかったと思っています。

さらに、内部の視点では出てこない改善点などの提案もあり新たな発見にもつながりました。ありがとうございました。